SoftPro

1. Pregătirea datelor pentru generarea SAF-T
2. Generarea SAF-T
3. Validarea SAF-T

Update începând cu 25.07.2023

Pentru articolele care nu au cod tarifar vamal selectat (cod NC8) se va genera implicit în declarație codul: 99500000 – Tranzacții nespecificate de valoare mică

Update începând cu 14.07.2023

Butonul Descarca declaratie prezentat la pct. 2 se redenumește în Descarca XML și se introduce un buton nou: Arata datele

Butonul Arata datele încarcă și afișează toate datele pe baza cărora se generează declarația într-o structură foarte asemănătoare cu declarația finală generată dar ușor de citit și urmărit.

Pe prima coloana, Index Duk, este afișat indexul înregistrării din declarație. acest index este util pentru interpretarea erorilor de validare. De exemplu pentru identificarea înregistrării 143 din jurnalul de operații, în secțiunea Operat se folosește rubrica de filtrare unde se va înscrie indexul între paranteze, exact așa cum este afișat de validator in mesajul de eroare. Astfel, după identificarea documentului cu probleme se pot face corecțiile necesare în contabilitate.

Pe coloana 2, Ok Saft, a fost introdus un marcaj de eroare (Err) pentru toate înregistrările care ar putea avea date incomplete sau incorecte. Verificările se fac în baza acelorași criterii cu cele prezentate la pct. 1. Pregătirea datelor pentru generarea SAF-T și au același scop orientativ. Ele nu reprezintă o validare oficială a declarației. In orice secțiune se poate înscrie în rubrica de filtrare textul (err) și dacă sunt afișate înregistrări, la finalul tabelului poate fi cită și recomandarea noastră de corecție:

1. Pregătirea datelor pentru generarea SAF-T

Fișierul Standard de Control Fiscal SAF-T (declarația D406) este o declarație care oglindește întreaga contabilitate a firmei și este compusă din mai multe segmente:

• Antetul
• Balanța contabilă – [MasterFiles:GeneralLedgerAccounts] – [P]
• Clienți – [MasterFiles:Customers] – [P]
• Furnizori – [MasterFiles:Suppliers] – [P]
• Nomenclator taxe – [MasterFiles:TaxTable] – [P]
• Nomenclator UM – [MasterFiles:UOMTable] – [P]
• Centre de cost – [MasterFiles:AnalysisTypeTable] – [P]
• Nomenclator articole (produse) – [MasterFiles:Products] – [P]
• Registru jurnal – [GeneralLedgerEntries] – [P]
• Facturi vânzare – [SourceDocuments:SalesInvoices] – [P]
• Facturi cumpărare – [SourceDocuments:PurchaseInvoices] – [P]
• Încasări/Plăți – [SourceDocuments:Payments] – [P]
• Stocuri – [MasterFiles:PhysicalStock] – [C]
• Tipuri mișcare stoc – [MasterFiles:MovementTypeTable] – [C]
• Mișcări stocuri – [SourceDocuments:MovementOfGoods] – [C]
• Mijloace fixe- [Assets] – [A]
• Tranzacții mijloace fixe- [Asset transactions] – [A]

Există 3 tipuri de declarații SAF-T, fiecare din aceste tipuri având marcată componența segmentelor prin codificarea P / A / C:

1. [P]: Declarația Periodică (Lunară/Trimestrială în funcție de perioada fiscală la TVA);
2. [A]: Declarația Anuală;
3. [C]: Declarația la Cerere (organelor fiscale).

Antetul

Pentru generarea corectă a antetului adresa sediului social al societății trebuie să conțină adresa defalcată (Localitate / stradă / număr). În secțiunea semnături trebuie să aveți asociata persoana responsabila cu generarea declarației iar în planul de conturi trebuie să existe cel puțin un cont bancar (cu IBAN) setat să apară în antet declarații.

Balanța contabilă

In SAF-T se raportează întreaga balanță analitică, exact la nivelul de defalcare din contabilitate. Fac excepție conturile de clasă 9 care nu se raportează.

Simbolizarea conturilor analitice in raportarea SAF-T se face doar prin simboluri numerice. Nu pot fi raportate litere sau alte semne (punct). Primele 3 sau 4 cifre din simbolul contului raportat reprezintă sinteticul de gr.I sau gr.II iar restul cifrelor vor reprezenta analiticul. De aceea, în planul de conturi se face o indexare automata a tuturor analiticelor unui cont și se generează un cont echivalent SAF-T care să respecte regula de structură impusă de declarație. Nu sunt indexate conturile sintetice care sunt raportate ca atare.

Balanța analitică cu conturile SAF-T se poate consulta bifând opțiunea corespunzătoare din macheta de încărcare balanță.

Conturile sintetice trebuie să fie strict cele din planul de conturi acceptat de declarația SAF-T si la nivelul impus de aceasta. Daca un anumit cont are sintetice de gr.II în planul de conturi SAF-T atunci acel cont nu poate fi raportat ca sintetice de gr.I. (Exemplu: nu se poate raporta contul 428 și nici analiticele acestuia 428.01 etc. deoarece contul are sintetice de gr.II: 4281 și 4282). În acest caz fie se utilizează doar sinteticul și analiticele sinteticului de gr.II (4281.01 etc) sau se echivalează contul sintetic de gr.I cu un cont sintetic de gr.II din planul de conturi SAF-T (de exemplu conturile 428, 428.01 etc. se echivalează cu contul sintetic 4281 – vezi mai jos).

Toate conturile invalide din punct de vedere SAF-T vor avea mesajul de invalidare in cartela SAF-T din planul de conturi. Cele corecte vor apărea cu semnul validat.

In balanța analitica cu cu conturi SAF-T aceste conturi invalide vor fi afișate pe fond colorat portocaliu, fiind necesară corectarea lor.

Clienții

În această secțiune din SAF-T se vor raporta doar conturile de clienți (conturi în care se emit facturi), secțiunea fiind coroborată cu secțiunea Facturi vânzare. Nu se vor raporta toate conturile care sunt cu evidență pe partener în contabilitate. Implicit conturile marcate ca fiind conturi de clienți SAF-T sunt conturile 4111 și 4118. Setarea și/sau de-setarea conturilor care sunt de clienți în contabilitatea proprie, în funcție de specific, se poate face în planul de conturi, în cartela SAF-T a fiecărui cont.

Datele de identificare minimale ale clienților, obligatoriu de completat sunt următoarele:

• denumirea
• țara sediului
• județul sediului (dacă țara este RO)
• localitatea sediului
• restul elementelor adresei
• CIF/CUI/CNP (poate lipsi doar în cazul PF care nu declară CNP la cumpărare sau partenerii din afara EU care nu sunt înregistrați in scopuri de TVA)

Atenție: Adresa cu elementele minimale de mai sus trebuie memorată inclusiv pentru persoanele fizice care declară CNP.

In macheta de actualizare parteneri vor fi afișate în partea de jos posibilele probleme identificate la modul de definire al clienților.

In situația generală a clienților din financiar pot fi selectate conturile SAF-F și pot fi vizualizate soldurile ce vor fi raportate. Acestea se vor raporta cumulat la nivel de client, nu la nivel de factură.

Partenerii cu probleme in datele de identificare vor fi afișați pe fond colorat portocaliu, fiind necesară corectarea lor.

Furnizorii

Tratamentul furnizorilor este identic cu cel al clienților.

Nomenclatorul de taxe

Nomenclatorul de taxe se generează ca selecție din nomenclatorul de taxe SAF-T cu toate taxele care au fost folosite în perioada de raportare în registrul jurnal și nu necesită intervenția utilizatorului.

Unitățile de măsură

Se vor genera toate unitățile de măsură din nomenclatorul UM care nu sunt marcate ca fiind depreciate (inactive) și au asociat codul UN/ECE.

Centrele de cost

Centrele de cost for fi raportate exact așa cum sunt ele definite în structura de centre de cost a firmei. Se vor exporta toate centrele de cost care nu sunt bifate ca fiind inactive sau de legătura. (Centrele de cost de legătura se folosesc doar în rapoarte in scopul cumulării centrelor de cost din subordine și nu se lucrează direct pe ele). Firmele care nu au centre de cost for exporta in SAF-T un singur centru de cost cu denumirea firmei și toate operațiunile sunt alocate acestui centru de cost.

Nomenclatorul de articole (produse)

În această secțiune din SAF-T se vor raporta toate articolele din nomenclatorul de stocuri care au avut cel puțin o fișa de magazie în anul de raportare (inclusiv fișe de magazie fără stoc și fără rulaj).

Datele de identificare minimale ale articolelor, obligatoriu de completat sunt următoarele:

• codul de articol (exista întotdeauna datorită restricțiilor interne ale aplicației)
• denumirea articolului
• unitatea de măsură (care să aibă echivalent UN/ECE – vezi nomenclatorul UM)
• cota de tva
• codul tarifar vamal (NC8) acolo unde este cerut conform legislației române, în special în cazuri precum: tranzacții de import/export, achiziții/livrări de produse alimentare supuse cotei reduse de TVA, mișcări intracomunitare supuse raportării INTRASTAT, achiziții/livrări supuse taxei locale inversate de TVA în funcție de codul NC, mișcări de produse cu risc fiscal ridicat urmărite și în e-Factura/e-Transport, tranzacții cu produse accizabile pentru care accizele se determină pe baza codului NC – (text extras din ghidul ANAF de întocmire și generare a declarației SAF-T)

Registrul jurnal

Registrul jurnal se declară ca registru jurnal unic exact așa cum se regăsește în aplicația de contabilitate, exceptând operațiunile cu conturi de clasă 9.

Facturile de vânzare

Această secțiune din SAF-T conține informații despre facturile de vânzare, informații despre client, data facturii, termen de plată, codul de taxă, etc. Raportarea se face la nivel de linie de factură.

În situația facturilor de vânzare pentru servicii precum și în situația facturilor de reduceri de preț ulterioare, în cadrul acestei subsecțiuni, raportarea la nivel de linie se poate face conform înregistrărilor din evidența contabilă (fie agregat fie la nivel de linie, fie segregat). În situația în care într-o factură de prestări servicii sunt înregistrate trei linii, iar înregistrarea contabilă se efectuează agregat într-o singură linie, contribuabil poate raporta informația agregat, conform înregistrării contabile – (text extras din ghidul ANAF de întocmire și generare a declarației SAF-T).

Elementele de identificare ale clienților trebuie sa fie complete, așa cum a este descris în secțiunea Clienți.

Elementele de identificare ale articolelor trebuie sa fie complete, așa cum a este descris în secțiunea Nomenclator articole și unități de măsura.

Toate facturile trebuie să aibă tipul de factura asociat (380, 381 etc.). De asemenea toate rândurile din factură, atât cele cu TVA cât și cele scutite trebuie să aibă codul de taxa asociat. Facturile care conțin rânduri cu probleme la asocierea tipului de factură sau a codului de taxa vor fi afișate pe fond colorat portocaliu în jurnalul detaliat de facturi, fiind necesară corectarea lor. De asemenea sunt colorate și rândurile pentru care a fost selectat un cod de taxă care nu corespunde cu cota de TVA a documentului sau cu regimul de impozitare (taxare inversa, operațiune scutită)

După poziționarea pe orice rând colorat se poate apăsa jos butonul Analiză SAF-T apoi opțiunea Analiză rând. Vor fi afișate sugestiile de corectare:

În cazul în care problema este la alocarea codului de taxă există opțiunea de înlocuire automată în documentul primar a codului de taxă cu cel sugerat implicit de aplicație (Înlocuiește codul existent cu codul sugerat). Înlocuirea se face doar pe linia curentă a documentului. În cazul în care sunt necesare corecții pe mai multe rânduri ale documentului sau trebuie corectate mai multe documente, acestea pot fi selectate in prealabil, bifând rubrica de pe prima coloana a tabelului, apoi in Analiza SAF-T se folosește opțiunea Înlocuiește în selecție. De asemenea pot fi selectate in bloc toate rândurile cu probleme cu opțiunea Selectează tot, apoi se revine si se apelează opțiunea Înlocuiește în selecție.

IMPORTANT: Modificarea se face doar la nivelul documentelor primare! Pentru regenerarea notei contabile este necesară apelarea funcțiunii de Resincronizare din meniul Utilitare a aplicației.

Facturile de cumpărare

Tratamentul facturilor de cumpărare este identic cu cel facturilor de vânzare. Jurnalele detaliate de urmărit în acest caz sunt cele de la Recepții, Recepții magazin și Recepții cheltuieli.

În situația facturilor de achiziții de servicii și/sau materiale nestocate precum și în situația facturilor de reduceri de preț ulterioare, în cadrul acestei subsecțiuni, raportarea la nivel de linie se poate face conform înregistrărilor din evidența contabilă (fie agregat fie la nivel de linie, fie segregat). În situația în care într-o factură de achiziții servicii/materiale nestocate sunt înregistrate trei linii, iar înregistrarea contabilă se efectuează agregat într-o singură linie, contribuabil poate raporta informația agregat, conform înregistrării contabile – (text extras din ghidul ANAF de întocmire și generare a declarației SAF-T).

Încasările și plățile

Această secțiune din SAF-T conține toate încasările și plățile numerar și ne-numerar (bancă, card, cec, compensări etc.)

Tranzacțiile operate in modulul financiar care NU se consideră a fi plăți (de exemplu repartizarea plăților efectuate în contul unic, care a fost raportat ca și operațiune de plata de sine stătătoare, sau eventualele reglaje intre facturile partenerilor etc.) vor fi selectate în macheta de culegere din financiar ca operațiuni Extrafinanciar (XX-XX). Aceste operațiuni NU vor fi raportate in secțiunea încasări-plăți din SAF-T.

Toate celelalte operațiuni de încasare sau plată trebuie sa aibă asociat obligatoriu metoda de încasare/plată. Documentele care nu au asociată metoda de plată vor fi afișate pe fond colorat portocaliu în centralizatorul financiar, fiind necesară corectarea lor. (Se va verifica atât centralizatorul de încasări plăți cât și partea de repoarte Z, dacă există).

2. Generarea SAF-T

Generarea raportării SAF-T se face de pe platforma declaratii.softpro.ro (accesibilă din orice browser prin apelul login.softpro.ro sau din meniul de raportări fiscale al modulului WinConta – vezi mai jos) în baza userului și parolei alocate de SoftPro.

Din pagina următoare se selectează tipul declarației: D406, perioada pentru care se generează declarația și modulele din care se va compune declarația. Implicit sunt bifate toate modulele care compun tipul de raportare periodică (lunară sau trimestrială, în funcție de perioada fiscală a TVA). În faza de testare / verificare a datelor ce compun declarația se pot genera declarații parțiale cuprinzând doar unul sau câteva dintre module.

Mai multe se afișează la deschiderea opțiunii VEZI MAI MULTE. Aici se poate comuta tipul declarației, din declarație Periodică în declarație Anuală (la data publicării acestui material este încă în curs de implementare) sau declarație la Cerere.

Deoarece exista limitări tehnice la depunerea reportării SAF-T pe serverul ANAF și pentru a nu prelungi foarte mult timpul de generare, în cazul declarațiilor mari se recomandă segmentarea acestora și depunerea pe segmente. Fiecare segment va fi numerotat la Index segment cu numărul său de ordine și se va specifica numărul total de segmente (va fi același în toate segmentele declarației). Toate segmentele unei declarații trebuie să conțină cel puțin un element din grupa MasterFiles.

Exemplu de segmentare cu 2 segmente:

1. Balanța + Registru jurnal + Nomenclatoare de taxe, UM, articole, centre de cost – segment 1 / 2
2. Clienți + Facturi vânzare + Furnizori + Facturi cumpărare + Încasări-Plăți – segment 2 / 2

Exemplu de segmentare cu 4 segmente:

1. Balanța + Registru jurnal – segment 1 / 4
2. Nomenclatoare de taxe, UM, articole, centre de cost + Încasări-Plăți – segment 2 / 4
3. Clienți + Facturi vânzare – segment 3 / 4
4. Furnizori + Facturi cumpărare – segment 4 / 4

Important: La depunerea declarațiilor segmentate, după fiecare segment depus așteptați primirea recipisei ANAF înainte de a depune următorul segment. Nu depuneți mai multe segmente deodată sau înainte de primirea recipisei pentru segmentul anterior.

3. Validarea SAF-T

Validarea și semnarea declarației SAF-T se face cu validatorul ANAF DUKIntegrator (Soft J), apelat fie din interiorul programului WinConta din meniul Raportari fiscale – D406 sau Validator general. În ambele cazuri se alege fișierul SAF-T generat conform pasului anterior și se verifică eventualele mesaje de atenționare sau eroare.

Pentru vizualizarea și validarea fișierului SAF-T selectați fișierul obținut anterior în platforma declaratii.softpro.ro (Fie prin apelul butonului Generare SAF-T) fie accesând direct in browser login.softpro.ro

Fișierul este citit și sunt completate datele în cartelele din partea de sus a machetei unde pot fi consultate.

După încărcarea fișierului se activează și butonul de validare. Procesul de validare și semnare este identic cu al tuturor celorlalte declarații.

În continuare sunt prezentate două situații în care verificarea a generat un mesaj de eroare, împreună cu modul în care pot fi corectate:
• Cazul 1 în care se primește mesajul de eroare de tipul

E: MasterFiles (1) sectiune Customers (1) sectiune Customer (15) sectiune CompanyStructure (1) sectiune Address (1) sectiune Region (1) eroare atribut: : atribut prezent dar vid nepermis sau

E: MasterFiles (1) sectiune Customers (1) sectiune Customer (15) sectiune CompanyStructure (1) sectiune Address (1) sectiune Region (1) eroare structură: elementul ‘City’ ar fi trebuit să apară de minimum 1 ori, dar apare efectiv de 0 ori

Această eroare semnalizează că statusul unui câmp este obligatoriu, dar acesta lipsește din fișierul XML generat deoarece informația respectivă nu este completată in baza de date. Pentru corectarea acestui tip de erori, se va completa informația lipsa în WinConta și se va regenera declarația SAF-T.
Valoarea ”(15)” din exemplul de mai sus din cadrul parantezelor specifică numărul înregistrării din secțiunea Customers (Clienți) din fișierul XML unde a apărut eroarea.
• Cazul 2 în care se primește mesajul de eroare de tipul:

E: Header (1) secțiune DefaultCurrencyCode (1) eroare atribut: valoarea ‘LEU’ nu se află în listă.

Această eroare semnalizează că valoarea înregistrată în câmpul precizat nu este o valoare acceptată, nu există în nomenclatoarele predefinite. Pentru corectarea acestei erori, în programul sistemului de contabilitate sau ERP de extragere a fișierului XML se va configura să se utilizeze doar elementele din cadrul nomenclatoarelor comunicate.

Identificarea înregistrării după număr se face generând declarația SAF-T cu instrumentul de depanare activat:

Acesta va insera în fiecare înregistrare, într-unul din câmpurile text ale fiecărei secțiuni, numărul de ordine al înregistrării intre paranteze. De exemplu denumirea clientului de pe poziția 15 va fi: (15) Firma XXX

Acest mod de generare se folosește EXCLUSIV pentru identificarea erorilor. Generarea declarației pentru depunere trebuie făcută cu toate denumirile corecte, fără indexul ajutător inclus (Fără bifarea instrumentului de depanare).

În cazul în care depanarea se face prin generarea declarației doar cu modulele care trebuie verificate, următorul mesaj de validare trebuie ignorat (se referă strict la ce module sunt generate in segmentul validat):

E: MasterFiles (1)
MasterFiles
eroare regula: Primul modul al unei declaratii trebuie sa contina cel putin o sectiune din MasterFiles!

În speranța că tutorialul vă este de folos, echipa SoftPro vă dorește mult spor în ceea ce lucrați!