1. Configurări specifice
  2. Generarea și transmiterea automată facturilor
  3. Obținerea și gestionarea facturilor primite
  4. Notificări facturi primite și facturi nedepuse
  5. Generarea și încărcarea manuală în SPV
  6. Preluarea manuală a facturilor din SPV
  7. Setări specifice articolelor cu risc ridicat

1. Configurări specifice

Informațiile cuprinse într-o factură ce vor fi generate și în e-Factura se pot configura pentru fiecare societate în parte. În Configurare societate – cartela Profil – secțiunea Informații cuprinse în e-Factura bifați toate informațiile din antetul firmei, emitent, date de contact și cele care caracterizează complet produsele / serviciile vândute, așa cum sunt ele afișate în forma listată actuală a facturilor:

Fig. Exemplu bifare cod NC8 pe factura

Atenție: La rubricile ce țin de antetul facturii și/sau emitent, date de contact (e-mail, telefon etc.) bifați doar informațiile pe care le aveți completate în baza de date (informațiile goale transmise în e-factura pot genera erori de validare).

Important: Nu sunt permise in e-Factura rânduri fără cantitate. Pentru detalii suplimentare privind serviciile facturate folosiți secțiunea de detalii suplimentare ale rândului. Lungimea maxima a denumirii produsului / serviciului în e-factura este limitata tehnic la 100 de caractere. Pe lângă denumire se pot adăuga 4 poziții suplimentare de descriere tot a câte 100 de caractere fiecare sau codul CPV necesar achizițiilor publice.

Fig. Exemplu introducere CPV pe linia de servicii

2. Transmiterea automată a facturilor

Transmiterea facturilor și preluarea rezultatelor prin OAUTH se poate face în urma obținerii de la ANAF a unei chei (token) prin intermediul căreia se pot depune e-facturile și se pot obține rezultatele depunerilor. https://softpro.ro/conectarea-e-factura-cu-spv/

Accesarea e-Factura se face în fereastra de listare, după salvarea facturii în baza de date. Pentru generarea fișierului e-Factura, validarea acestuia și depunerea lui în SPV se folosește butonul verde de sus cu pașii menționați in descriere (1:Generare, 2:Validare, 3:Depunere). Fișierul e-Factura este validat pe serverul ANAF. În cazul în care sunt returnate erori, e-Factura nu este trimisă către SPV. Se corectează erorile semnalate si se reia procesul.

În urma încărcării e-Factura in SPV se obține un index de încărcare. Acesta este doar dovada ca e-Factura a fost trimisă în SPV și nu asigură neapărat și acceptarea facturii. Pentru verificarea statusului facturii așteptați 1-2 min. apoi apelați butonul albastru din partea de jos a ferestrei cu pașii de verificare accept si descărcare factură semnata de ANAF. În cazul în care la verificarea statusului apare: În prelucrare se mai așteaptă puțin și se reia procesul de verificare. În cazul în care factura a fost acceptată aceasta va fi descărcată în aceeași locație unde a fost salvat fișierul e-Factura care a fost încărcat in SPV. Factura este trimisă de ANAF în SPV al beneficiarului.

Atenție: Nu depuneți de mai multe ori e-Factura după ce a primit un index de încărcare decât dacă răspunsul primit la verificarea acceptării este unul negativ. În cazul în care trimiteți de mai multe ori aceeași factură in SPV și sunt acceptate toate, acestea pot fi interpretate ca facturi multiple încărcate!

Pentru conversia e-Factura in formatul unic PDF se apasă butonul Conversie PDF. Pot fi convertite atât e-Facturi depuse cât și cala care au erori de validare.

Important: Formatul si conținutul facturii în format PDF sunt unice la nivel național și sunt stabilite de ANAF și nu se pot modifica.

Probleme de validare: Este posibil ca la unele facturi, în mod aleator, validatorul ANAF să returneze erori nereale vizând ordinea elementelor în e-Factura . În acest caz se reia procesul de generare/validare/depunere pentru respectiva factură.

Fig.: Exemplu eroare aleatoare nereală

În cazuri excepționale în care validatorul ANAF nu este funcțional și se dorește depunerea facturilor fără o validare prealabilă se poate folosi bifa Fără validare

Fig. Depunere fără validare
Fig. Exemplu nefuncționare validator

3. Obținerea și gestionarea facturilor primite

În firmele conectate la SPV în baza token-ului OAUTH – vezi detalii aici: programul poate prelua mesaje și facturi primite, în meniul Documente de mișcare – e-Factura – Mesaje SPV – Facturi primite

Mesajele sunt disponibile doar 60 de zile de la primire, de aceea un prim pas obligatoriu este descărcarea și salvarea lor în baza de date a firmei – In coloana Acțiuni se alege Descarcă din listă.

După descărcare, alte acțiuni posibile în această fază sunt: Vizualizare XML – sursa originală de date, exact cum a fost transmisă de furnizor, Vizualizare PDF – transformarea sursei originale de date in format lizibil PDF (Formatul si conținutul facturii în format PDF sunt unice la nivel național și sunt stabilite de ANAF și nu se pot modifica) sau preluarea informațiilor într-o recepție depozit (REC.) sau recepție magazin (RCMG) sau recepție valorica dacă este vorba de o factură de cheltuieli (RECL).

Gestionarea facturilor primite se poate face si după ce acestea nu mai sunt disponibile prin mesaje SPV cu condiția să fi fost descărcate, așa cum este descris în paragraful anterior, în meniul Documente de mișcare – e-Factura – e-Facturi salvate – Facturi cumpărări

Și în această fereastră sunt disponibile opțiunile de vizualizare XML, PDF sau de preluare a datelor într-o recepție.

Pentru preluarea datelor în Recepție depozit sau magazin este necesară stabilirea codurilor de produs care vă identifică articolul în baza de date proprie. În cazul în care furnizorul transmite codul său de produs în e-Factura acesta va fi preluat din rubrica speciala destinata codului de articol din fișier. Dacă furnizorul nu transmite coduri de produs sau codul de produs transmis de furnizor nu coincide cu codul de produs care identifică articolul în baza de date proprie, acesta poate fi setat sau modificat în fereastra intermediară de gestionare a produselor ce apare imediat după selectarea opțiunii de preluare:

Se pot selecta coduri de produs prin căutare în nomenclator, se poate aloca un cod nou – generat aleator sau se poate scrie un cod de produs alocat după criterii interne ale firmei. De asemenea pot fi codificate și rândurile aferente serviciilor, avansului sau discountului din factură.

Gestiunea în care se va face preluarea este gestiunea implicit setată a stației dar se poate gestiona alocarea gestiunii și în această etapa a documentului, fie prin selectare individuală la nivel de rând fie prin selectarea gestiunii în partea de sus si apăsarea butonului [Preluare gestiune in tot documentul].

În cazul în care preluarea facturii direct în evidența proprie a firmei nu este posibila, fie datorită complexității documentului, fie datorită lipsei informațiilor necesare transmise de furnizor (singura informație obligatorie de identificare a articolelor la nivel de linie factură este denumirea, restul țin de fiecare emitent în parte și de relația acestuia cu clienții) înregistrarea facturii se va face ca și în trecut, prin preluarea manuala a datelor înscrise in factură. Pentru împerecherea cu e-factura, se selectează doar numărul / indexul e-Facturii în baza căreia se face recepția.

4. Notificări facturi primite și facturi nedepuse

Activarea notificărilor afișate în ecranul principal al aplicației pentru facturile emise și netransmise în SPV sau pentru facturile primite în SPV se face în modulul de administrare a notificărilor apelabil din partea dreaptă a ecranului principal.

Numărul de zile pentru care se va face verificarea, setat implicit la 5, poate fi modificat în funcție de necesități.

5. Generarea și încărcarea manuală în SPV

 e-Factura se generează din fereastra de listare și se depune prin  SPV (Spațiul Privat Virtual al firmei), încărcând fișierul  XML validat, pe care îl generați de la butonul e-Factura.

Fișierul XML generat se salvează implicit in softpro\declaratii\cui firma\E-fact (daca doriți puteți salva fișierul XML oriunde in calculator daca nu doriți in softpro):

Atenție: Butonul e-Factura este activ doar in cazul facturilor care sunt emise de tip A sau N. Pentru tipul M, factura manuala nu se poate genera XML.

Mențiune: In cazul în care validatorul nu poate fi dezarhivat, închideți programul și reporniți-l prin click dreapta pe iconița de WinConta sau WinGest și opțiunea Run as administrator … .

La generarea primei facturi se va descărca validatorul ANAF (Softul J).

Rezultatul validării prin DUK (Soft J) se afiseaza in fereastra. In cazul unor erori apărute la validare, acestea  vor fi afișate și trebuie corectate. eFactura nu necesită semnare electronică.

Factura validată in format UBL se găsește in softpro\declaratii\cui firma\E fact:

Depunerea in SPV se face din meniul Factura electronica – Trimitere Factură. (Se selectează formatul UBL, CUI-ul firmei emitente și se selectează fișierul XML generat anterior)

6. Preluarea manuală a facturilor din SPV

Descărcați fișierul ZIP aferent facturii din SPV. Din meniul Documente de mișcare – e-Factura – e-Facturi salvate – Facturi cumpărări accesați butonul Adauga, apoi selectați fișierul ZIP descărcat.

Completați Indexul e-Factura, CUI partener/furnizor și data primirii mesajului (toate informațiile sunt disponibile în mesajul din SPV aferent facturii). O poziție nouă va fi adăugată în tabel. Gestionați facturile primite conform instrucțiunilor de la punctul 3. din acest tutorial.

7. Setări specifice articolelor cu risc ridicat

Pentru toate articolele cu risc ridicat pentru care este obligatorie transmiterea e-factura începând cu 01.07.2022, în nomenclatorul de articole se selectează Codul vamal (codul NC8) și/sau se completează codul CPV de achiziții publice pentru facturile emise către entități publice (Vezi comunicat ANAF Aprilie 2022)

Accestati Utilitare – Nomenclatoare – Stocuri si apoi Actualizare. Selectati produsul si apoi butonul ALT+M Modifica si pe cartel General completati codul vamal:

Informațiile pot fi preluate și in bloc prin procedura Import conținut coloană

În cazul serviciilor pentru care se dorește generarea codului CPV pentru instituțiile publice, în macheta de culegere facturi, la fiecare poziție din factură se poate completa codul CPV in secțiunea detalii:

Se configurează e-factura din Configurare societate – cartela Profil și se bifează poziția 54 din setările specifice e-factura:

În speranța că tutorialul vă este de folos, echipa SoftPro vă dorește mult spor în ceea ce lucrați!

Dori Boros